Раздел «Ликбез для кинотеатров» предназначен для руководителей и сотрудников кинотеатров в малых городах, открывшихся по программе поддержки Фонда кино. Материалы раздела помогут показчикам, не имеющим опыта в кинопрокате, восполнить недостающие базовые знания по разным направлениям (репертуарное планирование, сотрудничество с дистрибьюторами, техническое оснащение кинотеатров, концешн и пр.), а также сориентироваться в актуальных тенденциях кинопрокатного рынка.


Электронный документооборот: что это?

Разбираемся на примере сети «Премьер Зал»

Система электронного документооборота (ЭДО) – инструмент, позволяющий автоматизировать обмен документами и полностью перенести его в цифровую среду. Если процесс передачи пакета документов через «Почту России» может затянуться на 2 недели, то в ЭДО передача договоров, актов и счетов займет всего пару секунд. Для использования ЭДО не требуется специальное программное обеспечение или оборудование. Нужна лишь электронная подпись и ПО бухгалтера, которые, по новым требованиям налоговой, уже есть у всех российских компаний. Дополнительно придется заключить договор с оператором ЭДО, который станет посредником в передаче документов – и можно начинать пользоваться системой. «Премьер Зал» использует ЭДО для обмена документами между головным офисом и кинотеатрами сети. Вместе с руководителем отдела документооборота «Премьер Зала» Олесей Мельниковой разбираемся, как ЭДО используется в рамках сети и как с системой могут работать независимые кинотеатры, не входящие в «Премьер Зал».

Около двух лет назад число кинотеатров-партнеров сети «Премьер Зал» стало стремительно расти. Руководство сети посчитало малоэффективным расширять штат сотрудников, занятых документооборотом.  «Для себя мы увидели другой вариант – внедрение ЭДО, – рассказывает Олеся Мельникова. – Он органично вписался в нашу стратегию по внедрению информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов».

Ознакомившись с условиями сотрудничества всех операторов электронной отчетности, в «Премьер Зале» остановились на компании «Такском». Она предложила сети встроенную в учетную программу 1С систему ЭДО. Подключив к ЭДО головной офис, «Премьер Зал» начал налаживать процессы в кинотеатрах сети. Он обратился к оператору ЭДО и оформил заявление на настройку связи в тех кинотеатрах, которые готовы были начать пользоваться новой системой. Договор с оператором ЭДО каждый кинотеатр заключал уже самостоятельно на подходящих условиях (это может быть фиксированная плата, фиксированная плата в месяц и оплата за отправку определенного количества документов).

«Наша схема работы, когда кинотеатры сети полностью освобождены от общения с дистрибьютором (правообладателем), очень логично продолжилась в работе в ЭДО, – говорит Олеся Мельникова. – Также как в работе с фильмами есть договор между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором, в ЭДО идет обмен документами между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором».

Теперь схема работы с документами между «Премьер Залом» и его кинотеатрами выглядит так:

●       Условный кинотеатр показал фильм и предоставил сети отчеты через кассовую программу BoxOffice&Bar разработки «Премьер Зала» или любое другое кассовое ПО.  

●       Отчеты автоматически попадают в учетную систему 1С, которая обрабатывает информацию в течение нескольких часов. Спустя неделю автоматически формируются закрывающие документы для каждого кинотеатра и на каждый фильм.

●       По окончании недели бухгалтер «Премьер Зала» одним нажатием кнопки в 1С отправляет документы кинотеатру напрямую в систему ЭДО. Теоретически отправка документов должна производиться черед оператора ЭДО, но в сети процесс настроен так, что бухгалтер работает из окна 1С.

●       Кинотеатр получает документы в течение двух секунд в программе, которая используется для отправки отчетности в налоговую. Открыв их, представитель кинотеатра нажатием кнопки подписывает документ. Факт подписания мгновенно отображается в программе 1С бухгалтера сети «Премьер Зал».

В штате «Премьер Зала» всего два статистика и один бухгалтер на первичной документации. Первые собирают корректные отчеты, второй видит все сформированные документы в 1С. Сотрудники ничего не формируют самостоятельно. Их главная задача – создать корректные отчеты, а дальше программа 1С все подсчитает, сформирует документы и отправит их через ЭДО.

Сегодня работа без ЭДО в «Премьер Зале» уже не представляется возможной. В сети более 270 кинотеатров, и уже 210 из них полностью перешли на электронный документооборот. К концу 2018 года планируется перевод на ЭДО всех партнеров. Сеть активно привлекает внимание правообладателей фильмов к системе ЭДО. Одними из первых обмен документами в ЭДО с «Премьер Залом» начала компания «Двадцатый Век Фокс СНГ».


Кинотеатрам вне сети сложнее настроить процесс электронного документооборота и работать в нем.  Несмотря на то, что все необходимое для ЭДО у кинотеатров есть, им нужно настраивать связи с дистрибьюторами фильмов самостоятельно и с каждым отдельно. Кроме того, передавать документы нужно через систему того оператора, с которым работает правообладатель, и он может отличаться от того, с кем заключил договор конкретный кинотеатр. Для прокатчиков процесс настройки работы с каждым кинотеатром отдельно тоже достаточно трудоемкий. Вероятно, со временем дистрибьюторы перейдут на работу только в ЭДО, но спрогнозировать, сколько времени это займет, трудно.

С каждым днем операторы предлагают все больше возможностей: развивают обмен документами в режиме роуминга между собой, встраивают свои продукты в программу 1С и другие учетные системы. Меняющееся законодательство, к примеру, позволило сократить количество переданных документов уже и в ЭДО. Например, сейчас вместо счет-фактур и актов разрешено отправлять единый универсальный передаточный документ (УПД). Это делает ЭДО все более привлекательным для кинотеатров и дистрибьюторов. Поэтому есть надежда, что скоро работа в системе, значительно экономящей время и силы сотрудников, полностью вытеснит бумажный обмен документами.

 

Получить больше информации об устройстве электронного документооборота в сети «Премьер Зал» можно, посмотрев запись выступления Олеси Мельниковой на форуме «ВедуКиноБизнес» в Санкт-Петербурге здесь.


14.11.2018

Самое читаемое

До этого она работала в «Киномаксе» и КАРО

Елена Захарова стала директором по репертуарному планированию Объединенной киносети

Подробнее
Опубликован список из 24 должников организации

Кинокомпании задолжали Фонду кино 720 млн рублей

Подробнее
«Алита» против российских фильмов

Прогноз кассовых сборов в России на 14–17 февраля

Подробнее
Она активно избавляется от имеющихся у нее площадок

Сеть «Люксор» постепенно уходит с рынка

Подробнее
Я зарегистрирован на Портале Поставщиков Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100