Система электронного документооборота (ЭДО) – инструмент, позволяющий автоматизировать обмен документами и полностью перенести его в цифровую среду. Если процесс передачи пакета документов через «Почту России» может затянуться на 2 недели, то в ЭДО передача договоров, актов и счетов займет всего пару секунд. Для использования ЭДО не требуется специальное программное обеспечение или оборудование. Нужна лишь электронная подпись и ПО бухгалтера, которые, по новым требованиям налоговой, уже есть у всех российских компаний. Дополнительно придется заключить договор с оператором ЭДО, который станет посредником в передаче документов – и можно начинать пользоваться системой. «Премьер Зал» использует ЭДО для обмена документами между головным офисом и кинотеатрами сети. Вместе с руководителем отдела документооборота «Премьер Зала» Олесей Мельниковой разбираемся, как ЭДО используется в рамках сети и как с системой могут работать независимые кинотеатры, не входящие в «Премьер Зал».

Около двух лет назад число кинотеатров-партнеров сети «Премьер Зал» стало стремительно расти. Руководство сети посчитало малоэффективным расширять штат сотрудников, занятых документооборотом.  «Для себя мы увидели другой вариант – внедрение ЭДО, – рассказывает Олеся Мельникова. – Он органично вписался в нашу стратегию по внедрению информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов».

Ознакомившись с условиями сотрудничества всех операторов электронной отчетности, в «Премьер Зале» остановились на компании «Такском». Она предложила сети встроенную в учетную программу 1С систему ЭДО. Подключив к ЭДО головной офис, «Премьер Зал» начал налаживать процессы в кинотеатрах сети. Он обратился к оператору ЭДО и оформил заявление на настройку связи в тех кинотеатрах, которые готовы были начать пользоваться новой системой. Договор с оператором ЭДО каждый кинотеатр заключал уже самостоятельно на подходящих условиях (это может быть фиксированная плата, фиксированная плата в месяц и оплата за отправку определенного количества документов).

«Наша схема работы, когда кинотеатры сети полностью освобождены от общения с дистрибьютором (правообладателем), очень логично продолжилась в работе в ЭДО, – говорит Олеся Мельникова. – Также как в работе с фильмами есть договор между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором, в ЭДО идет обмен документами между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором».

Теперь схема работы с документами между «Премьер Залом» и его кинотеатрами выглядит так:

●       Условный кинотеатр показал фильм и предоставил сети отчеты через кассовую программу BoxOffice&Bar разработки «Премьер Зала» или любое другое кассовое ПО.  

●       Отчеты автоматически попадают в учетную систему 1С, которая обрабатывает информацию в течение нескольких часов. Спустя неделю автоматически формируются закрывающие документы для каждого кинотеатра и на каждый фильм.

●       По окончании недели бухгалтер «Премьер Зала» одним нажатием кнопки в 1С отправляет документы кинотеатру напрямую в систему ЭДО. Теоретически отправка документов должна производиться черед оператора ЭДО, но в сети процесс настроен так, что бухгалтер работает из окна 1С.

●       Кинотеатр получает документы в течение двух секунд в программе, которая используется для отправки отчетности в налоговую. Открыв их, представитель кинотеатра нажатием кнопки подписывает документ. Факт подписания мгновенно отображается в программе 1С бухгалтера сети «Премьер Зал».

В штате «Премьер Зала» всего два статистика и один бухгалтер на первичной документации. Первые собирают корректные отчеты, второй видит все сформированные документы в 1С. Сотрудники ничего не формируют самостоятельно. Их главная задача – создать корректные отчеты, а дальше программа 1С все подсчитает, сформирует документы и отправит их через ЭДО.

Сегодня работа без ЭДО в «Премьер Зале» уже не представляется возможной. В сети более 270 кинотеатров, и уже 210 из них полностью перешли на электронный документооборот. К концу 2018 года планируется перевод на ЭДО всех партнеров. Сеть активно привлекает внимание правообладателей фильмов к системе ЭДО. Одними из первых обмен документами в ЭДО с «Премьер Залом» начала компания «Двадцатый Век Фокс СНГ».

Кинотеатрам вне сети сложнее настроить процесс электронного документооборота и работать в нем.  Несмотря на то, что все необходимое для ЭДО у кинотеатров есть, им нужно настраивать связи с дистрибьюторами фильмов самостоятельно и с каждым отдельно. Кроме того, передавать документы нужно через систему того оператора, с которым работает правообладатель, и он может отличаться от того, с кем заключил договор конкретный кинотеатр. Для прокатчиков процесс настройки работы с каждым кинотеатром отдельно тоже достаточно трудоемкий. Вероятно, со временем дистрибьюторы перейдут на работу только в ЭДО, но спрогнозировать, сколько времени это займет, трудно.

С каждым днем операторы предлагают все больше возможностей: развивают обмен документами в режиме роуминга между собой, встраивают свои продукты в программу 1С и другие учетные системы. Меняющееся законодательство, к примеру, позволило сократить количество переданных документов уже и в ЭДО. Например, сейчас вместо счет-фактур и актов разрешено отправлять единый универсальный передаточный документ (УПД). Это делает ЭДО все более привлекательным для кинотеатров и дистрибьюторов. Поэтому есть надежда, что скоро работа в системе, значительно экономящей время и силы сотрудников, полностью вытеснит бумажный обмен документами.

 

Получить больше информации об устройстве электронного документооборота в сети «Премьер Зал» можно, посмотрев запись выступления Олеси Мельниковой на форуме «ВедуКиноБизнес» в Санкт-Петербурге здесь.

---

14.11.2018